1. A szabályzat célja:

Az egyesület tagjainak és az egyesület rendezvényein, túráin résztvevőknek továbbiakban: Érintettek – önkéntes, tájékozott és határozott hozzájárulása alapján:

adataik nyilvántartása, kezelése, továbbítása, nyilvánosságra hozatala
a tagok tevékenységének nyilvántartása
kedvezmények, szolgáltatások biztosításához a jogosultságok ellenőrzésének lehetővé tétele
hírlevelek küldése a tagok elektronikus és /vagy postai címére
A szabályzat célja az egyesület működésével kapcsolatos adatvédelmi követelmények szabályozása.

2. A szabályzat alapját képező jogszabályok:

AZ EURÓPAI PARLAMENT ÉS A TANÁCS (EU) 2016/679 RENDELETE (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (általános adatvédelmi rendelet).
2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról.

3. A szabályzat hatálya:

Kiterjed az egyesület tisztségviselőire, rendes-, és pártoló tagjaira, valamint az egyesület rendezvényein és túráin résztvevő valamennyi természetes személyre, valamint azokra a személyekre, akikkel az egyesület működése során kapcsolatban áll vagy állt.

4. Az adatok kezeléséért felelős:

Az egyesületben a fenti adatok kezeléséért az egyesület elnöke, alelnöke, illetve az általuk kijelölt egyesületi tag a felelős.

5. Az adatkezelő neve: EXPLORER Vasutas Világjáró Klub

6. Az adatkezelő székhelyének címe:

2220 Vecsés Bokor u. 5.

7. Elérhetőség: e-mail:

info@explorerklub.hu ; tel: +36  30/9634325

8. Az adatkezelés megnevezése:

Az adatkezelés az egyesületi tagok esetében a tagnyilvántartás, az egyesület rendezvényein és túráin résztvevőknek pedig a nevezett eseményeken való részvételhez szükséges személyes és okmány adatok rögzítése. Mindezen adatok az Érintettek önkéntes, tájékozott és határozott hozzájárulása alapján kerülnek rögzítésre.

A kezelt adatok köre

a. Egyesületi tagok esetében:

név, születési név
születési hely és idő
személyazonosító igazolvány száma
útlevél azonosítói és száma
lakcím és értesítési cím
telefonszám és e-mail cím
munkahely neve, címe
adószám (vasúti munkavállalók esetében)
adott esetben túrákhoz, határátlépéshez, közlekedéshez szükséges dokumentumokhoz (vízum beszállókártya) szükséges személyes adatok (munkahely, jövedelem mértéke, családi állapot)
b. Az egyesületi rendezvényeken, túrákon résztvevők, nem egyesületi tagok esetében:

név

születési hely és idő

személyazonosító igazolványszám

lakcím és értesítési cím

telefonszám és e-mail cím

9. Az adatkezelés célja:

Az egyesületi tagok esetében:

az egyesületi tagok azonosíthatósága személyes adataikkal

a folyamatos kapcsolat és tájékoztatás feltételeinek biztosítása

számla kiállítása

tagok általi meghatalmazás esetén engedélyek, jegyek megváltása

Az egyesület rendezvényei és túráin résztvevők esetében:

a résztvevők azonosíthatósága személyes adataikkal

az egyesület rendezvényein és túráin való részvétel vonatkozásában a folyamatos kapcsolat és tájékoztatás feltételeinek biztosítása

az egyesület rendezvényein és túráin való részvételének nyilvántartása

statisztikai adatok készítése a fenti programokról

számla kiállítása

vagyonvédelmi aspektusok

Az Adatkezelő a megjelölt céloktól eltérő célra a személyes adatokat nem használhatja, személyes adatokat harmadik személynek nem ad át. Ez nem vonatkozik az esetleges, törvény által előírt kötelező adattovábbításra.

Az Adatkezelő, jogosult az általa kezelt adatokat az adatkezelés céljának megvalósítása érdekében, adatfeldolgozás céljából adatfeldolgozónak átadni. Az adatfeldolgozó az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomására jutott személyes adatokat kizárólag az Adatkezelő rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját céljára adatfeldolgozást nem végezhet, személyes adatokat az adatkezelő rendelkezései szerint köteles tárolni és megőrizni.

10. Az adatkezelés időtartama:

Egyesületi tagok esetében a tagsági viszony kezdetétől a tagsági viszony megszűnéséig. A tagsági viszony megszűnésének módjairól az egyesület Alapszabálya rendelkezik.
Az egyesület rendezvényein és túráin résztvevők esetén az Adatkezelő saját adatbázisában megőrzi az Érintettek által a jelentkezési űrlapon megadott és jelen dokumentum 8. pontja szerinti valamennyi adatát. Az egyesület addig őrzi meg az adatokat, amíg azok szükségesek az adatkezelési irányelvek betartásához, a működés biztosításához, illetve addig, amíg az Érintett nem kéri személyes adatainak törlését.

11. A személyes adatok törlése, a személyi adatokban bekövetkezett változások bejelentése:

Az egyesület tagjai tagságuk megszűnéséig nem kérhetik adataik törlését. A tagság megszűnésekor az Adatkezelő írásban köteles közölni az adott személlyel, hogy adatait a tagnyilvántartásból törölte.

Az egyesület rendezvényein és túráin résztvevők adataik törlési igényét írásban kérhetik az adatkezelőtől, melynek teljesítéséről az Adatkezelő 30 napon belül köteles írásban tájékoztatni az érintettet.

A személyi adatokban bekövetkezett változás bejelentése csak az egyesület tagjai számára kötelező a változás bekövetkeztét követő 5 munkanapon belül napon.

Tagság megszüntetése, valamint törlési kérelem elküldése esetén nem vállalunk felelősséget a már törölt, de az internetes keresőprogramok közreműködésével mégis archiválásra került, korábbi adatokért. Ezek eltávolításáról a keresőoldal működtetőjének kell gondoskodni.

12. Az Adatkezelő a birtokában levő személyes adatokat a jelen dokumentumban nem szabályozott módon tovább nem dolgozza fel, ezért adatfeldolgozásra megbízást nem ad.

13. Az adatkezelési szabályzat módosításának lehetősége:

Az EXPLORER Vasutas Világjáró Klub fenntartja a jogot, hogy jelen adatkezelési szabályzatot az Érintettek előzetes értesítése mellett egyoldalúan módosítsa. Amennyiben az Érintett 15 napon belül, írásban nem jelzi a módosítással kapcsolatos kifogását, akkor részéről elfogadottnak tekinthető a szabályzat módosítása.

14. Az Érintettek jogai személyes adataik kezelésével kapcsolatban:

Személyes adataik kezeléséről az Érintettek tájékoztatást kérhetnek. Az Adatkezelő kérésre tájékoztatást ad az Érintettnek az általa kezelt adatairól, az adatkezelés céljáról, jogalapjáról, időtartamáról, az adatfeldolgozó nevéről, címéről és az adatkezeléssel összefüggő tevékenységéről, továbbá arról, hogy kik és milyen célból kapják vagy kapták meg az adatait. A tájékoztatást igénylő kérelmet e-mailben, az info@evvk.hu vagy postai úton a 2220 Vecsés Bokor u. 5. címre kell eljuttatni, amire 15 napon belül választ kap az Érintett.

15. Az Érintettek felelőssége:

Az egyesület tagja az egyesület működésével kapcsolatosan, az egyesület rendezvényein és túráin résztvevő az egyesületi esemény lebonyolítása során személyes adatok birtokába juthat. Megismerheti más tag vagy résztvevő nevét, e-mail címét, telefonszámát. Az Érintett felel azért, hogy ezeket az adatokat az adatvédelmi előírásoknak megfelelően kezelje. Ha egy személy adatait, az ő hozzájárulása nélkül közzéteszi, akár szándékosan, akár úgy, hogy az adat hanyag kezelésből kifolyólag idegen személyek birtokába jut, az adatok közzétételéért kizárólag az Érintettet terheli felelősség. 

16. Jogérvényesítési lehetőségek:

Az Érintett jogérvényesítési lehetőségeit az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény valamint a Ptk. alapján bíróság előtt gyakorolhatja, valamint kérheti a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság segítségét.

Záradék:

A fenti szabályzatot az egyesület taggyűlése 2019. január 19. napján elfogadta.